İş yerinde doğum günü kutlaması: listeyi kimse tutmasın, herkes kendini eklesin

Çünkü listeyi bir kişi tutar ve ekip değişir. Yeni biri geldi, kimse sormadı. Biri ayrıldı, satırı duruyor. Listeyi tutan ayrıldı, liste onun bilgisayarında kaldı. Excel'de BUGÜN() ve koşullu biçimlendirmeyle güzel bir çizelge yapılır, ama o çizelge yalnızca dosyayı açan kişiye hatırlatır; dosyayı da kimse açmaz.

Panoya asılan liste herkesin gözü önünde, çoğu zaman doğum yılıyla birlikte. İK'dan gelen liste ise ayrı bir soru doğurur: çalışanlar o bilginin paylaşılmasına razı mıydı? Aşağıda, "doğum tarihi kişisel veri midir" sorusunda buna geliyoruz.

Excel ve diğer yolların uzun karşılaştırması: doğum günü takip programı.

1. 1

   Ekipten biri başlar

   Kendini ekle, gruba ekibinin adını ver, "İş" de yeter. Hesap yok: e-postana gelen 6 haneli kod.
2. 2

   Linki ekip sohbetine at

   WhatsApp, Teams, Slack ya da e-posta, fark etmez. Yanına bir satır: katılmak gönüllü.
3. 3

   İsteyen kendini ekler

   Adı, günü ve ayı, e-postası. Doğum yılı boş kalabilir; yazanlar bile yaşını bu grup için gizleyebilir.
4. 4

   Herkes kendi hatırlatmasını alır

   Haftada bir e-posta: yaklaşan günlerde kimin doğum günü var. Kart alacak, pasta söyleyecek zaman kalır.

Selin ve Ali yıllarını yazmadı ya da bu grup için gizledi: sadece gün ve ay. Emre yılını yazdı ve yaşını açık bıraktı. Hangisi olacağına herkes kendi karar verir, yönetici bile karışamaz.

• Grubu kuran kişi yönetici olur: herkes girince grubu kapatabilir, link istemediği kişilere ulaştıysa yeni link oluşturabilir, birini gruptan çıkarabilir.
• Ayrılan kişi tek dokunuşla gruptan çıkar ya da hesabını siler; o anda ekip için görünmez olur.
• Ekip sadece bu gruptakileri görür. Ailen ve arkadaşların başka gruplarda; ekip onları görmez.
• Kimse kimsenin e-postasını görmez. Herkese açık profil yok, arama yok, reklam yok.

"Personel doğum günü hatırlatma programı" diye aranan şey çoğu zaman bu: bir kişinin herkesin tarihini girdiği bir program. Hoera'da o kişi yok. Herkes kendi tarihini girer, herkes kendi hatırlatmasını alır; İK'nın ya da yöneticinin ekstra bir işi olmaz. Nasıl çalıştığını ayrıntısıyla: doğum günü hatırlatma uygulaması.

Mesela ekşi sözlük'teki "iş yerinde doğum günü kutlamak" başlığında 449'dan fazla entry var (14 Ekim 2026) ve çoğu aynı dertten: her ay biri 50 lira istiyor, pastanın başında zorla neşe, bir kişiye büyük hediye diğerine kart. Almanya modelini özleyen bile var: doğum günü olan kişi pastayı kendi getirir, kimse para toplamaz.

Hoera buna karışmaz. Para toplamıyor, hediye önermiyor, ikram sırası tutmuyor. Tek yaptığı, kimin ne zaman doğum günü olduğunu söylemek. Nasıl kutlanacağı, kutlanıp kutlanmayacağı ekibe kalmış: ayda bir ortak pasta, sadece bir kart ya da sabah bir "iyi ki doğdun" mesajı. Çoğu zaman en çok sevilen de o oluyor: doğru günde, doğru adla.

Haftalık e-posta pazartesi geldiğinde kartı almak, pastayı söylemek ya da sadece iki satır hazırlamak için zamanın olur. İki örnek, ikisi de kısa:

Doğum gününü kaçırdıysan panik yok; geç kalınca ne yazılır, ayrı bir sayfada: doğum gününü unuttum, ne yapmalıyım.

Ekibin yarısı evden mi çalışıyor, bir ofis İstanbul'da biri Almanya'da mı? Hoera her kişi için kendi saat dilimini kullanır: "bugün" herkesin kendi saatine göre bugündür, hatırlatma herkese kendi sabahında gelir. Uygulama sekiz dilde, Türkçe ve Almanca dahil; herkes kendi dilinde kullanır, takvim aynı takvimdir. Adı da oradan: Hoera, Hollandacada "yaşasın" demek, doğum günlerinde böyle bağırılır; "hu-ra" diye okunur.

Kurulum yok: tarayıcıda açılır, iPhone'da, Android'de ve bilgisayarda aynı çalışır, istersen ana ekrana eklenir. Outlook ya da Teams'teki ortak takvim gibi yönetici yetkisi ve şirket hesabı istemez; linki olan herkes katılabilir, stajyer de, dışarıdan çalışan da.

Evet. 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'na göre (madde 3) kimliği belirli ya da belirlenebilir bir kişiye ait her bilgi kişisel veridir; Kişisel Verileri Koruma Kurulu da kararlarında (2020/59, 27 Ocak 2020 ve 2020/507, 30 Haziran 2020) doğum tarihini kişisel veri sayıyor. Özel nitelikli (hassas) veri değil: sağlık, din ya da sendika bilgisiyle aynı kefede değil. İşveren, çalışanlarının verilerini işlemeden önce onları bilgilendirmek zorunda; buna aydınlatma deniyor (Kurul kararı 2020/404, 20 Mayıs 2020). Ofisteki doğum günü listeleri hakkında Kurul'un özel bir kararı yok.

Bu yüzden herkesin kendini eklediği bir takvim işi kolaylaştırır: kimse kimsenin verisini toplamıyor, İK'dan liste çekilmiyor. Her çalışan kendi adını ve gününü kendi yazar, yılını yazmayabilir, istediği an çıkar. Ekibin yöneticisinin tek yaptığı linki paylaşmak. Listeyi şirket resmi olarak tutacaksa aydınlatma metnini ve varsa KVKK sorumlusunu işin içine katmak gerekir.

Bu hukuki tavsiye değildir. Bu sayfa kanunun ve Kurul kararlarının ne dediğini özetler; kendi iş yerin için şirketin KVKK sorumlusuna ya da bir avukata sor. Hoera'nın verilerle ne yaptığı gizlilik sayfasında.