Anniversaires au travail
Le calendrier d’anniversaires des collègues, sans tableau à tenir à jour
Dans chaque équipe, ce sont toujours les mêmes qui s’y collent : la liste des anniversaires, le tableau dans la salle de pause, les rappels dans leur propre agenda. Jusqu’au jour où ils changent de poste. Avec Hoera, l’équipe a un calendrier commun qui ne dépend de personne : chaque collègue ajoute sa propre date, s’il en a envie.
Gratuit · rien à installer
Tableau, Excel ou agenda : comment font les équipes aujourd’hui
Le tableau dans la salle de pause
Visible par tout le monde, y compris les visiteurs. Il ne prévient personne, et il oublie les collègues en télétravail.
Le fichier Excel
Pratique pour avoir une vue d’ensemble, mais quelqu’un doit le tenir à jour à chaque arrivée et à chaque départ. Et il ne rappelle rien.
Les rappels dans l’agenda d’une seule personne
Ça marche tant que cette personne est là. Le reste de l’équipe ne voit rien, et tout repose sur sa mémoire.
Anniversaires des collègues et RGPD : ce qu’il faut savoir
La question revient dans beaucoup d’équipes : a-t-on le droit ? Il n’existe pas, à notre connaissance, de règle écrite spécialement pour les anniversaires au travail. Les principes généraux du RGPD suffisent pourtant pour s’y retrouver.
- Une date de naissance est une donnée personnelle, même sans l’année.
- Les dates du fichier RH ont été recueillies pour la gestion des contrats et de la paie. S’en servir pour un calendrier d’équipe, c’est leur donner un autre usage.
- Dans une relation de travail, un accord n’a de valeur que si l’on peut refuser sans conséquence. Chacun doit donc rester vraiment libre d’y figurer ou non.
- Le jour et le mois suffisent pour souhaiter un anniversaire. L’âge est une information que beaucoup préfèrent garder.
- Chacun doit pouvoir se retirer à tout moment.
Ce n’est pas un avis juridique. En cas de doute, la personne chargée de la protection des données (DPO) dans votre entreprise est la bonne interlocutrice.
Pourquoi le plus simple est que chacun ajoute sa date
- Dans un groupe, personne n’est ajouté par quelqu’un d’autre : qui ne veut pas y figurer n’ajoute rien.
- L’année est facultative, et l’âge peut rester masqué.
- Seuls les membres du groupe voient les anniversaires. Rien n’est affiché dans un couloir.
- Chacun peut quitter le groupe quand il veut, et supprimer ses données.
- Aucune donnée ne vient du service RH : chacun fournit sa propre date.
Comment créer le calendrier d’anniversaires de l’équipe
- 1
Un collègue lance le calendrier
Son prénom, son anniversaire et son adresse e-mail. C’est prêt en une minute. - 2
Il crée un groupe au nom de l’équipe
« Équipe compta », « Bureau de Lyon », « Les collègues » : le nom de votre groupe WhatsApp ou de votre canal Teams. - 3
Il partage le lien
Dans le groupe de l’équipe, par e-mail ou sur la messagerie interne. Chaque collègue ajoute sa date s’il le souhaite. - 4
Chacun reçoit ses rappels
Un e-mail chaque semaine ou chaque mois avec les anniversaires à venir. De quoi prévoir le gâteau à temps.
Bon à savoir
- Hoera ne gère ni la cagnotte ni le pot d’anniversaire : il vous prévient, vous organisez le reste.
- La personne qui a créé le groupe peut le fermer aux nouveaux membres, retirer quelqu’un ou remplacer le lien d’invitation.
- Vous pouvez être dans plusieurs groupes : l’équipe, la famille, les amis. Chaque groupe ne voit que ses membres.
- Les rappels arrivent par e-mail, à chaque personne séparément. Rien n’est publié dans le groupe.
Le principe général est expliqué sur la page consacrée au calendrier d’anniversaires partagé.
Questions fréquentes
A-t-on le droit d’afficher les anniversaires des collègues ?+
Une date de naissance est une donnée personnelle. Le plus sûr est que rien ne soit affiché sans l’accord de la personne, que cet accord soit vraiment libre, et qu’on se limite au jour et au mois. Avec Hoera, dans un groupe, personne n’est ajouté par quelqu’un d’autre : chaque collègue ajoute sa date, ou ne l’ajoute pas. Ceci n’est pas un avis juridique.
Peut-on reprendre les dates de naissance du fichier RH ?+
Mieux vaut l’éviter. Ces dates ont été recueillies pour gérer les contrats et la paie, pas pour être montrées à toute l’équipe. Demandez plutôt à chacun d’ajouter la sienne, s’il le souhaite.
Faut-il passer par le service informatique ?+
Techniquement, non. Hoera s’ouvre dans le navigateur, sur le téléphone comme sur l’ordinateur. Il n’y a rien à installer, aucun compte d’entreprise à créer, et chaque collègue utilise l’adresse e-mail de son choix. Si votre entreprise encadre l’usage des outils en ligne, vérifiez ses règles.
Mes collègues verront-ils mon âge ?+
Seulement si vous le voulez. L’année de naissance est facultative, et vous pouvez masquer votre âge dans un groupe tout en laissant votre anniversaire visible.
Et les collègues qui ne veulent pas fêter leur anniversaire ?+
Ils n’ajoutent pas leur date, tout simplement. Il n’y a ni liste des absents ni relance.
Que se passe-t-il quand quelqu’un quitte l’équipe ?+
La personne quitte le groupe en un clic, ou celle qui a créé le groupe la retire. Son anniversaire disparaît alors du calendrier de l’équipe.
Peut-on s’en servir pour une association ou un club ?+
Oui, et le raisonnement est le même : plutôt que de réutiliser le fichier des adhérents, vous envoyez un lien et chaque membre ajoute sa date s’il le souhaite.
Est-ce gratuit pour toute une équipe ?+
Oui, quel que soit le nombre de collègues. Le calendrier et les rappels par e-mail sont gratuits.
Un calendrier d’anniversaires pour votre équipe
Lancez-le en une minute, partagez le lien, et laissez chaque collègue ajouter sa date.
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